מבחינת ניהול זמן וארגון, מטריצת אייזנהאואר היא כלי חיוני וקל לשימוש. הרבעים שלה מקלים על תמיכת החלטות בתעדוף משימות. גלה מה הם תחומי היישום וכיצד להשתמש בו ביעילות.
הצגת השיטה
שיטות רבות, לפני שהמנהלים השתמשו בהן, היו כלי אסטרטגיה צבאית. זה המקרה עם מטריצה זו שדמיינה דווייט דייויד אייזנהאואר.
מלבד היותו הנשיא ה -34 של ארה"ב, אייק בכינויו, היה אלוף בכל הקטגוריות מבחינת הפרודוקטיביות. וזאת, בתחומים שונים. הסוד שלו? כלי - מטריצה ליתר דיוק - המאפשר תעדוף בקלות וביעילות על פי שני צירים: חשיבות ודחיפות. זה מאפשר לך לצייר 4 רבעים נפרדים:
- ריבוע 1 : משימות חשובות ודחופות,
- ריבוע 2 : משימות חשובות, אך לא דחופות,
- ריבוע 3 : משימות לא חשובות אך דחופות,
- ריבוע 4 : משימות לא חשובות ולא דחופות.
החוגה הדחופה + / חשיבות + היא כמובן בראש סדר העדיפויות מבחינת הטיפול. משימות שאינן דחופות או חשובות אינן נכללות ביעדי העדיפות. אפשר אפילו לנטוש אותם אם הם באמת מיותרים.
אזורי יישום
סיווג ידוע זה ישים בתחומים רבים, הן בחיים המקצועיים והן בחיים הפרטיים:
- ניהול הזמן,
- ארגון עבודתו,
- סדר עדיפויות,
- קבלת החלטות,
- משלחת לצד שלישי …
אינטרסים ומגבלות
לשיטה זו יש את היתרון של לשקף את סדר העדיפויות של פעולותיו ולקחת צעד אחורה לעומת האחרונים.
עם זאת, הפשטות המוצגת במבט ראשון היא מעט אשליה. ואכן, לעתים קרובות זה סירוב לסווג את המשימות שיש לבצע תחת 2 צירים אלה. בנוסף, הצד הסובייקטיבי של שיקול הדעת שלנו יכול להיות בלם במהירות כאשר למשימות אין תאריך יעד מדויק או כשמדובר בקביעת חשיבותה או לאו של פעולה שיש לבצע.
לפיכך, מטריצה זו היא נקודת הכניסה לניתוח שמטרתו עבור המנהל היא בפרט להגדיר את המשימות שיש להאציל. בהתאם לזמן הפנוי ולמידת החשיבות של הפעולה שיש לנקוט, הוא יכול להחליט על החלקים שהוא יכול להפקיד בידי אחד או יותר משתפי פעולה. המטרה היא לשמור על השליטה בעומס העבודה שלה ולהשתמש בערך המוסף שלה בתבונה.
כיצד להשתמש במטריצת אייזנהאואר?
2 הצירים - חשיבות ודחיפות - מאפשרים להגדיר 4 רבעים שכל אחד מהם קובע את אופי האלמנטים שהוא כולל על פי 2 קריטריונים אלה.
חשיבות מתייחסת למשימות שמניעות אותך להתקדם. הוא מבוסס על ההשפעה של האחרון על אלמנטים אחרים, אך גם על הערך המוסף שמביאה מימושו.
דחיפות מתייחסת למשימות הדורשות תשומת לב מיידית והוא מבוסס על הזמן הנדרש להשלמת האחרונים כמו גם המועדים שלהם. לפעמים קשה להגדיר אם פריט דחוף או לא, כיוון שהוא תלוי פעמים רבות בגורמים חיצוניים. בנוסף, זה מאוד סובייקטיבי: מידת הדחיפות תשתנה מאדם אחד למשנהו בהתאם להרגשתו לגבי המשימה המדוברת, הקשורה למצב הלחץ שלו, הכישורים שלהם, הניסיון שלהם, אופן הפעולה שלו וכו '.
לכן, כדי למלא את המטריצה ביעילות, יש צורך בכך להיות אובייקטיבי ולהתבסס על אלמנטים עובדתיים וקונקרטיים עד קצה היכולת.
לציין זאת החשיבות גוברת על הדחיפות.
רבע 1: משימות חשובות ודחופות
רשום כאן:
- משימות הדורשות תשומת לב ופעולה סופר מהירות - אפילו מיידי,
- ה אלמנטים שמשפיעים על המטרות שלך ,
- ה פריטים שיש להם השלכות ישירות על התקדמות הפרויקט ,
- א בעיה לפתור בדחיפות - סכסוך, משבר וכו '. -
- ה שיחות / מיילים חשובים שצריך לטפל בהם במהירות …
כמה משימות נמצאות כאן מכיוון שהן אינן מתוכננות ביעילות. זה יכול להיות המקרה של הפקת דו"ח או דו"ח שדיווחת עליו ללא הרף - שהיה מוצב בתחילה ברביע 2 או 3 בהתאם למקרה - ושמועדו וחשיבותו אינם מותירים לך ברירה אלא לעשות זאת עדיפות מעכשיו, למיקום ברבע 1.
ריבוע 2: משימות חשובות אך לא דחופות
חלק זה נוגע למשימות חשובות, אך מידת הדחיפות שלהן נמוכה יותר מאלו הממוקמות ברבע 1. לכן יש להזין את הדברים הבאים:
- משימות שאין אין תאריך יעד סגור, אך יש לו מידה מסוימת של חשיבות עבורך, הצוות שלך, העסק שלך וכו '.
- ה אלמנטים לתכנון בשבועות הקרובים,
- רגעים המוקדשים אליהם שעון אסטרטגי ,
- ה' פיתוח תוכנית פעולה , פרויקט,
- ה הַדְרָכָה , אימון …
ריבוע 3: משימות לא חשובות אך דחופות
להלן האלמנטים ה"שיבושים "הדורשים תשומת לב מיידית, אך שאין להם השפעה ממשית על עבודתנו, כגון:
- הטיפול ב כמה שיחות טלפון, מיילים, הודעות שׁוֹנִים,
- ה בקשת עובדים / עמיתים / נותני שירות זקוק למידע דחוף, עצות, יד עוזרת,
- ה משימות שחשובות לאחרים, אך לא חשובות לך והתקדמות עבודתך,
- ה פריטים שאתה יכול להאציל לצד שלישי …
רביע 4: משימות לא חשובות ולא דחופות
הקופסה האחרונה נוגעת לכל האלמנטים הטפילים וחסרי התועלת שעליכם לזנוח ליעילות רבה יותר:
- הרגלים רעים לא פרודוקטיבי,
- הסחות דעת מונע ממך להתקדם ביעילות (גלישה באינטרנט, הודעות לא רצויות וכו '),
- היסוסים גוזל זמן וזולל אנרגיה חיובית,
- ה הרהורים על מה שאין לך שליטה …
לסיכום, מטריצת אייזנהאואר בהחלט אינה מושלמת ובסופו של דבר קשה יחסית לשימוש בצורה יעילה ורלוונטית, אך יש לה את הכשרון ליישם צעד מעניין אחורה מבחינת ניהול הסחורה היקרה ביותר שלנו: זמן, כמו גם מודעות למצב הלחץ שלנו ודרך שלנו לתפוס דחיפות - לפעמים יחסית יחסית.
קובץ זה מוזכר ב: ניהול זמן: יעילות, פרודוקטיביות ושלווה - קבלת החלטות: תהליכים ומלכודות שיש להימנע מהם
