השלב האחרון בתהליך קבלת ההחלטות הוא קריטי. ואכן, ברגע שהתקבלה ההחלטה, הגיע הזמן לפעולה קונקרטית! אם בסופו של דבר המנהל הוא זה שמחליט ועובדיו חייבים ליישם את ההחלטות שהתקבלו, לא תמיד האפליקציה קלה.
היכונו ליישום החלטה
התקבלה החלטה. כעת הוא הזמן ליישם אותו בהתאם לתכנית הפעולה המוגדרת.
בדרך כלל אין שום בעיה - או מעט מאוד - אם כל העובדים היו מעורבים בתהליך קבלת ההחלטות ורכשו באופן מלא - או כמעט - את מה שהוחלט. בקיצור, אם יישום ההחלטה הוכן בקפידה במעלה הזרם.
לאחר מכן המנהל הטוב יחשוב על:
- לחלוק את החזון שלו,
- לארגן את העבודה ביעילות,
- לחלק תפקידים ומשימות בצורה רלוונטית,
- להציב יעדים אישיים וקולקטיביים,
- לתמוך בעובדיה בשינוי,
- וכו '
העניינים נהיים קשים כשזה לא המצב והעובדים די עמידים בפני ההחלטה האמורה - והשינוי שנוצר מכך. להתנגדויות אלה יכולים להיות מקורות שונים:
- החלטה שהתקבלה ללא ידיעתם,
- אי התייחסות של המנהל לשאלות, הערות, חוסר רצון של עובדיו,
- תהליך מוסבר מעט או גרוע,
- פחדים משינוי,
- אין תמיכה במנהל לאורך כל התהליך,
- וכו '
להתנגדות זו יכולות להיות השלכות מזיקות פחות או יותר על הצוות, או אפילו על החברה:
- חסימות ביישום ההחלטה על ידי עובדים,
- חבלה בפרויקט,
- האטה בהתקדמות הפרויקט,
- סביבת עבודה מזיקה,
- עזיבה של כמה עובדים,
- אי יישום ההחלטה,
- תדמית ארגונית גרועה
- אובדן שווקים חדשים …
לכל יישום של החלטה כלשהי יש השלכות ברמות שונות, הקשורות במישרין או בעקיפין להחלטה זו. לכן חיוני שהמנהל יכין כראוי את יישום ההחלטות שהתקבלו כדי לנהל את השינוי הזה בצורה הטובה ביותר, בין אם הוא מינורי ובין אם הוא גדול עבור הצוות שלו.
השלבים השונים של תהליך החלת החלטה
היכונו לשינוי
להסתפק ביישום החלטתו מבלי לקחת בחשבון את ההשלכות הנגרמות ישירות או בעקיפין על יוביל את המנהל היישר לקיר.
אכן, החלטה עשויה לדרוש קבלת החלטות אחרות, להוביל ליישום פתרונות חלופיים, להשפיע על צוותים אחרים או להיתקל בהתנגדות שלא היו חושדים בה.
רצוי לבצע את ההשתקפות הזו במעלה הזרם של היישום ולהתכונן לשינוי מתהליך קבלת ההחלטות.
הציגו את תוכנית הפעולה
מדובר במעבר לשלב המבצעי, מהרעיון לבטון. תפקיד המנהל כאן הוא לאמץ את תנוחת הניהול הנכונה וליידע את עובדיו על ההחלטה שהתקבלה, הפעולות השונות שיש לנקוט, הצעדים השונים הדרושים ליישום ההחלטה האמורה: מה ייעשה, מתי, על ידי מי, למה, איך, עם האמצעים.
הרעיון כאן הוא שכולם ישלבו באופן מלא את מה שצריך לעשות ואת התפקיד שהם צריכים לשחק בפרויקט / שינוי זה.
לפיכך מן הראוי שהמנהל ינתח כראוי את אישיותו של כל אחד מבני שיחו מראש על מנת להתאים את צורת התקשורת שלו ובכך לשים את כל הסיכויים לצידו ביחס למצג זה. לספק תמיכה בכתב לליווי המצגת בעל פה, כמו גם ויזואליות לעיסוק בכל סוגי האישים.
לענות על שאלות והתנגדויות
דיאלוג הוא חיוני. המנהל, בהקשר זה, חייב לעודד את עובדיו לשאול שאלות, לשתף את הפחדים וההיסוסים שלהם, לתת את דעתם, להביע את רגשותיהם.
חיוני שהמנהל ישמע את החששות של עובדיו ויגיב להם בצורה מרגיעה …
לערב את הגיבורים
ככל שהמנהל מערב את עובדיו ביישום החלטתו, כך הם מונעים יותר להצלחת הפרויקט. באופן אידיאלי, המנהל היה דואג לכלול את עובדיו בביצוע תוכנית הפעולה.
עקוב אחר ההתקדמות ואכוף מועדים
על מנת שההחלטה תהיה מיושמת כהלכה ותהיה מוצלחת, על המנהל לעקוב באופן קבוע אחר ההתקדמות של כולם, לוודא שעמידה בלוחות זמנים, לצפות אירועים בלתי צפויים וכו '.
פירוט על התהליך
נקודה אחרונה זו אינה מוערכת לעתים קרובות על ידי מנהלים. עם זאת, תחקיר לאחר קבלת החלטה - או After Action Review באנגלית - מאפשר להעריך כיצד הדברים בוצעו וכך ללמוד לקראת ההחלטות הבאות.
תחקיר לאחר הפעולה מאפשר לך לנצל את החוויה כדי לשפר ולמקסם את הלכידות הצוותית.
נדרשות יכולות ניהוליות
כדי לאכוף את החלטתו, על מנהל התפעול להיות בעל תכונות ניהוליות מסוימות.
יכולת לתקשר ביעילות
תקשורת ניהולית היא נדבך של פרקטיקות ניהוליות. הוא מאפשר למנהל ליידע, לשתף מידע, להגדיר במדויק משימות וכו '.
כחלק מיישום החלטה, תקשורת טובה כוללת בין היתר:
- התאם את צורת התקשורת שלך לבני שיח שלך: טון, אוצר מילים בשימוש, ויזואליות רלוונטיות, חומרים כתובים מדויקים, ברורים ותמציתיים.
- לשלוט בשפה לא מילולית כדי להעביר מסרים טוב יותר ולוודא שהם משולבים היטב, אך גם כדי לזהות כל רתיעה, אי הבנות וכו '.
- להוביל פגישה: סגנון הנחיה מתאים, פורמט פגישה הולם, סדר יום ברור, מטרות ספציפיות וכו '.
שמיעה אקטיבית
חלק בלתי נפרד מתפקיד המנהל, הקשבה מלאה ופעילה חיונית להישמע.
האזנה פעילה היא:
- שמיעה מעבר למילים, פענוח שפה לא מילולית, תשאול, ניסוח מחדש כדי להבטיח שמרכיב מובן כהלכה,
- להעמיד את עצמך בעמדה של בני שיחתך להבין טוב יותר את תגובותיהם ונקודות המבט שלהם,
- להפגין אמפתיה וטוב לב,
- אינטראקציה אינטליגנטית,
- להגביר את האינטליגנציה הקולקטיבית
מנהיגות וכוח שכנוע
כריזמה מסוימת חיונית כדי לקוות להצלחה ביישום החלטותיה. המנהל הטוב יבטיח כך:
- להיות דוגמה וכוח מניע עבור עובדיה,
- היו אסרטיביים תוך גמישות,
- להיות מסוגל לשכנע במהירות,
- לדעת לנהל משא ומתן, לבנות קונצנזוס,
- להסביר את החלטותיו …
יכולת לתמוך בשינוי
ידיעה וידיעה כיצד לנהל את השלבים השונים של השינוי היא נכס חיוני למנהל התפעולי אשר חייב להיות מסוגל:
- לנתח את ההשפעות של החלטה,
- בדוק את הכוחות והבלמים הקיימים,
- ליצור יחסי סיבה ותוצאה כדי לבטא את תוכנית הפעולה ביעילות,
- לצפות התנגדות להתגבר עליה טוב יותר,
- להרגיע את העובדים
- להניע את הצוות שלך על ידי הדגשת נקודות החוזק של ההחלטה לאחר יישומה,
- להפגין גמישות להתקדם בצורה בונה ולהימנע מלהצביע על הצוות שלך …
יכולת לנהל קונפליקטים
לדעת כיצד לזהות את ראשיתו של עימות ולפעול מהמתחים הראשונים חיונית להוביל החלטה להצלחה. לפיכך, מעניין המנהל להיות מסוגל:
- לפענח את הלא-מילולי על מנת לזהות את המתחים הבלתי-מדוברים, המתעוררים וסימני התנגדות אחרים.
- לנתח את הנושאים: להגן על האינטרסים של הצוות תוך שמירה על טובת כל עובד.
- לנטרל מתחים מלכתחילה על מנת למנוע מהאווירה להידרדר ולהשפיע לרעה על יעילות ופריון הצוות.
- להקל על הדיאלוג: לאפשר לכל אחד לבטא את עצמו באופן חופשי, לקדם סובלנות, הבדלי נקודות מבט …
קובץ זה מוזכר ב: ניהול עובדים - כיצד לנהל צוות? - קבלת החלטות: תהליך ומלכודות שיש להימנע מהן
