הכרזה על חדשות רעות, מה שזה לא יהיה, היא תרגיל מסוכן עבור המנהל שיכול להיות מאוד לא נוח, במיוחד כשהוא צריך לתקשר אלמנטים שהוא לא מנוי עליהם באופן מלא.
ניהול וחדשות רעות
תקשורת ניהולית היא אומנות שחיונית לשלוט בה בכל הנוגע לניהול צוות. למרות שקל יחסית לתקשר בתקופה שלווה ולמסור חדשות טובות, פעילות גופנית יכולה להפוך במהירות לסיוט כשמדובר בחדשות רעות.
לפעמים המנהל תקוע בין סלע למקום קשה, ההנהלה הבכירה שלו והעובדים שלו, המנהל חייב להגן על האינטרסים של החברה, אבל גם של הצוות שלו. הוא עשוי לחוש תחושת אי נוחות עזה מול עובדיו אם יצטרך להודיע ידיעה שאינה תומכת במלואה, גם אם הוא מבין את הסיבות הבסיסיות (קיצוצים בתקציב, פיטורים וכו ').
תקשורת היא חלק בלתי נפרד מהתנוחה הניהולית. זוהי למעשה חובתו של המנהל לקחת על עצמו את אחריותו ולתקשר בונה עם הצוות שלו, בזמנים טובים כמו בתקופות רעות. אלה יכולים ללבוש צורות שונות ורמות חומרה שונות:
- קיצוצים בתקציב
- תוצאות גרועות
- אי אימות של פרויקט
- אי חידוש חוזה
- עונשי תשלום מאוחר בתקציב הפרויקט
- סירוב להעלאה, קידום מכירות, העברה, חופשה בתשלום וכו '.
- אַזהָרָה
- הֲדָחָה
בהתאם להקשר, האישיות (ים) שבפנים, עצם החדשות ומידת חשיבותן, יבטיח המנהל לתקשר ביעילות תוך התייחסות לכך שהוא מדבר עם אדם.
לכן תידרש הקשבה, טוב לב, שכל ישר ואמפתיה!
איך אתה משדר חדשות רעות?
אין מתכון פלא להודעה כזו ולצפות מהעובדים הנוגעים בדבר להגיב כאילו לא קרה דבר. בהתאם להקשר ולמידת החשיבות של החדשות והאם זה נוגע לאדם יחיד או לכל הצוות, המנהל יצטרך להתאים את ההתערבות שלו.
עם זאת, אנו יכולים להגדיר מסגרת משותפת להכנה ולפרסום חדשות רעות.
הכינו את המסר והתערבותכם
הדבר הראשון שצריך לעשות לפני שמכריזים על חדשות רעות לעובד אחד או יותר הוא להבין את כל הפרמטרים והנתונים:
- באיזה הקשר התקבלה ההחלטה בידיעה זו?
- למה ? מה הסיבה להחלטה זו? מה היו ההימור?
- מי החליט? עם מי התייעצו?
- האם זו ההחלטה היחידה האפשרית? מה היו האפשרויות האחרות?
חיוני שהמנהל ייקח את הזמן הדרוש להבנת החדשות במלואו אם היא לא מגיעה ישירות ממנו על מנת שיוכל להעביר את המידע בצורה רלוונטית ומונחת ולענות על שאלות של בן שיחו. .
בנוסף, חשוב גם שהמנהל יבנה את אופן ההכרזה על החדשות לפני הפגישה ויתכונן לתגובות האפשריות השונות.
מתאים לו לחשוב על זווית הגישה הטובה ביותר, למצוא את המילים הנכונות לכנס, להתקרב, למסור, להסביר ולא לפגוע במשתפי הפעולה. הוא יוכל לחשוב על המילים של ברוך הבא לשימוש. מילים שיודיעו למשתפי הפעולה כבר מתחילת הראיון על תוכן הפגישה. המטרה היא להכין אותם כמה שפחות להודעה.
המנהל יכול לקרוא ליכולותיו לאמפתיה ואינטליגנציה רגשית. על ידי ניסיון להכניס את עצמו לנעליו של משתף הפעולה שלו - שאת תפקודו הוא מכיר, יהיה לו קל יותר למצוא את המילים הנכונות.
בחר את הזמן הנכון ואת המקום הנכון
כדי לצמצם את ההשפעה של חדשות רעות, חשוב גם לבחור את המקום הנכון - ניטרלי ומתוך סקרנות - ומתי לשבור אותו. גם כאן, בהתאם להקשר, לתוכן ולמספר האנשים המעורבים, יבחר המנהל בפתרון המתאים ביותר.
עם זאת, לא כדאי לחכות. לאחר קבלת ההחלטה, חשוב להעביר אותה במהירות. ככל שהמנהל לוקח יותר זמן להעביר את החדשות הרעות, כך יהיה לו יותר קשה לעשות זאת. בנוסף, העובד לא צריך לשמוע על כך באמצעים אחרים.
היו ישירים בזמן שאתם דיפלומטיים
האופן בו יודיע הבשורה הרעה על ידי המנהל תלוי בתגובת משתפי הפעולה שלו. תקשורת - מילולית ולא מילולית - לוקחת כאן את כל חשיבותה, כיוון שתנועת הפנים הקלה ביותר או הבעת המיקרו בניגוד למילים שנוסחו עלולות להוביל לאי הבנה, לפרשנות שגויה של המסר. המטרה היא לחסל כל עמימות או ספק באשר לתוכן ההודעה המועברת.
המנהל חייב להיות ישיר, ברור, מדויק, תוך שהוא דיפלומטי ומודאג משיחו. הוא חייב להיות אמיתי וכנה, לא להגזים או להיראות צבוע. חדשות רעות קשה לעיכול. אין צורך להוסיף עוד עם מילים או התנהגות שתצלצל לא נכון. אין צורך לדבר על הגשם או על מזג האוויר הטוב או לסטות בנושא אחר מאשר החדשות.
למצוא איזון בין יציבה קרה, חסרת הבעה / לא מתרגשת בהעברת החדשות הרעות לבין יציבה מרחמת מדי.
להסביר
העבירו את החדשות על ידי הימנעות ממכות מסביב לשיח, אלא על ידי הסבר מדויק והקפדה על העובדות מדוע הסיבה להחלטה זו, כמו גם התהליך שהוביל אותה. ספק אלמנטים ברורים ומדויקים.
חשוב שהעובד הנדון יובטח לכך שהחלטה זו לא נלקחה בקלילות או בגחמת מנהלו, אלא בצורה הוגנת, בהתאם לפרוטוקול שהוגדר במדויק בתקנות החברה., למשל.
המנהל יכול אם כן להסביר לעובדו את הסיבות לידיעה זו, התהליך שבעקבותיו, האנשים שהתייעצו / מעורבים בקבלת החלטות זו.
המנהל יכול להביע בפני משתף הפעולה את אי הנוחות שלו מול ההחלטה האמורה אם היא לא מגיעה ממנו באופן מלא וכי הוא לא דבק בתהליך באופן מלא, אך ישמור על הביקורת שלו באשר לפרוטוקול או דרך הפעולה. בגלל ההיררכיה שלו. המטרה היא לא להכפיש אף אחד מול עובדים אחרים - התהליך הקיים, הנהלת החברה או העובד המדובר - ולקחת על עצמם את אחריותם כמנהל.
היזהר לא להיכנס לוויכוח ביחס לגופם או לאופיו של ההחלטה. האחרון נקבר ואין כאן שאלה של לחזור עליו.
לקחת על עצמם את אחריותם
זוהי הנקודה הבאה: אומץ בשתי ידיים וקח את ההחלטה, בין אם היא באה מעצמי ובין אם לאו. המנהל, במידת האפשר, יעדיף לשתף את החדשות הרעות באופן אישי. הוא ימנע מלשלוח אותה בדוא"ל או מהאצלת משימה עדינה זו לצד שלישי.
באופן דומה, אל תתחבא מאחורי אדם שלישי, האשם אחרים בהחלטה. העמדה הניהולית מרמזת על ידיעת איך לקחת אחריות על המתרחש בתוך הצוות שלו ולקבל את ההחלטות הנכונות, בין אם הן שם נרדף לחדשות טובות או רעות לצוות.
תגובות / רגשות מברכים
ברגע שמבשרים את החדשות הרעות, יש סיכוי טוב שהעובדים יגיבו בצורה כזו או אחרת, בעוצמה פחות או יותר. חשוב למנהל לתת לבני שיחו (ים) לשמוע ולהגיב, בתוך גבולות סבירים, כמובן.
המנהל יצטרך להפעיל את כישוריו הרכים, בפרט:
- אינטליגנציה רגשית: קבלת התגובה לחדשות רעות. זה נורמלי לחלוטין להגיב לחדשות רעות שלא ציפית להן.
- אמפתיה: הצבת עצמו במקומו של בן שיחו מאפשר למנהל להבין טוב יותר את תגובות משתפי הפעולה שלו ולקבל את פניהם טוב יותר.
- האזנה פעילה: האזנה מלאה לתגובות - שפה מילולית ולא מילולית - ומענה על השאלות שנשאלות. העובדים המושפעים מהחדשות הרעות חייבים להישמע ולהתחשב בהם. בנוסף, איסוף משוב על דרך הפעולה שלו יכול להיות גם בונה עבור המנהל.
- חסד: השאירו זמן לעובדים לשלב את החדשות.
מתקדמים קדימה
הסבירו מה יגיע מההחלטה:
- שלבים בעקבות ההכרזה על החדשות הרעות - בפרט בהקשר של פיטורים או ארגון מחדש …
- יישום הנחיות חדשות או חלופות מוכרזות: שינוי תוכנה, שינוי נהלים וכו '.
- אפשרויות העומדות לרשות העובדים הנוגעים בדבר - בפרט במהלך רכישה, ארגון מחדש, ביטול / מעבר דירה וכו '.
- שינויים בתוך הצוות: תפעול, חלוקת משימות, ארגון מחדש, גיוס עובד חדש, חיפוש ספקים חדשים, חיפוש פתרונות חלופיים פחות יקרים וכו '.
הישאר בונה
לא משנה מה יפורסמו חדשות, הקבוצה תצטרך להמשיך להתקדם. לכן חיוני שהמנהל כבר יבנה את החדשות שלאחר הרע ויציג את הפעולות / שינויים שלאחר הרעות.
אכן, בין אם מדובר בעובד בודד ובין אם בצוות שלם, חשוב להישאר בקצב ולשמור על המורל והאפקטיביות של הכוחות ולכידות במקרה הטוב.
קובץ זה מוזכר ב: תקשורת ניהולית - לדעת לשלוח הודעה לצוות שלך
