ניהול צוות וירטואלי: מדוע וכיצד?

יותר ויותר חברות חוות עבודה מרחוק עבור עובדים מסוימים - לפעמים עבור כל עובדיהן. הפקרת המודל של סביבת עבודה מסורתית גורמת בהכרח לשינוי בשיטות הניהול, השיטות והתהליכים הרגילים.

ניהול צוות וירטואלי דורש מגוון כלים ושיטות ניהול ספציפיות.

ניווט מהיר

• מהו צוות וירטואלי?
• 4 הממדים של צוות וירטואלי
• המפתחות לניהול צוותים כאלה
• טיפים מעשיים לניהול עובדים מפוזרים גיאוגרפית

מהו צוות "וירטואלי"?

קודם כל מעניין להיזכר מהו צוות, בין אם הוא וירטואלי ובין אם לאו. צוות הוא קבוצת אנשים העובדים יחד באותו כיוון. היא קיימת רק באמצעות משימותיה, הפרויקטים שלה, המטרות הקולקטיביות שלה. כל אחד מזהה את עצמו כחלק מאותה ישות. כולם פועלים לטובת הקבוצה, בניהולו של מנהל.

על צוות אומרים שהוא "וירטואלי" כאשר חבריו לא כולם עובדים פיזית באותו מקום ובאותו הזמן. לכן מדובר בעבודה משותפת, אך בנפרד. יחד בתחושה שכל הצוות הולך לאותו כיוון, לעבר אותה מטרה. בנפרד, כי לא כל העובדים חולקים את אותו משרד, אותה סביבה, אותן שעות עבודה וכו '. ובעצם לא נפגשים לעיתים רחוקות.

ישנם מספר סוגים של צוותים כביכול "וירטואליים". היא יכולה לפעול מצוותים שחבריהם כולם נמצאים באותו אזור גיאוגרפי, אך עובדים - באופן קבוע או במשרה מלאה - ממקום שאינו החברה. חלקם עובדים מהבית, אחרים אוהדים מרכזי עבודה, בעוד אחרים מטיילים בכדור הארץ כחלק ממשימותיהם ומתקשרים ממקום עבודתם הנוכחי. לפעמים לצוות אין מקום מפגש קבוע וקבוע.

עם הופעתן של טכנולוגיות חדשות, במיוחד בתקשורת, עובדים בצוותים וירטואליים לומדים לעבוד יחד, תוך שהם בעצמם, לקראת מטרה משותפת. הזמן, המרחב והארגון מוגדרים מחדש. הקשרים בין העובדים השונים באותו צוות מתחזקים הודות לאופני תקשורת חדשים.

להרכיב ולנהל צוות וירטואלי יש כמובן יתרונות, אך גם גבולות מסוימים.

יתרונות

• גְמִישׁוּת לחברי צוות - איזון טוב יותר בין חיים פרטיים ומקצועיים, ארגון זמן העבודה, ארגון משימות וכו '.
• עלויות מופחתות לארגון - תשתיות, נדל"ן, ציוד, מחזור וכו '.
• פרודוקטיביות טובה יותר - פחות זמן השבתה, תקשורת טובה יותר …
• סיפוק מוגבר מהעובדים …

גבולות

• חברות וזהות בקבוצה קשה ליישום,
• לכידות קבוצתית לפעמים קשה ליצור, אמון מסובך להתקין,
• קושי ב לגייס את הפרופילים הנכונים , הרכיבו את הצוות הנכון,
• הבדלים טכנולוגיים בהתאם למיקום העובדים, קשיי תחזוקת IT, עלויות נוספות עבור השירותים שהוקמו בהתאם לאזורים הגיאוגרפיים וכו '.
• חסמים תרבותיים, אם בכלל,
• וכו '

4 הממדים של צוות וירטואלי

ג'סיקה ליפנק וג'פרי סטמפס הקימו 4 ממדים המאפיינים צוות וירטואלי:

• מטרת הצוות : משימות להשגת מטרה ולהשגת תוצאות. זה מתורגם למחויבות, באמצעות משימות ומשימות יומיומיות, של כל אחד מחברי הצוות להשגת מטרה משותפת. האחרון מוגדר בבירור, משותף ומקובל על כולם. התוצאה היא תפקידים, אחריות ומשימות ספציפיים עבור כל אחד מחברי הצוות. המטרות אם כן הן אינדיבידואליות ותלויות זו בזו.
• יחידים : מנהיג / מנהל, עובדים, 2 ממדים - פנימיים וחיצוניים. צוות וירטואלי אינו רק קבוצת טכנולוגיות, כל אחת מפותחת יותר מהשנייה. חברי צוות כזה חייבים להיות מסוגלים לעבוד בשני רמות: פנימית (באופן עצמאי ועם חברי צוות אחרים), אך גם כלפי חוץ (עם שותפים מחוץ לצוות - ספקים, לקוחות, ספקים שונים וכו ').
• קישורים : אינטראקציות, יחסים בין אישיים באמצעי תקשורת. חברי הצוות מקושרים באמצעות כלים שונים (מיילים, הודעות מיידיות, ועידות וידאו וכו ') על מנת להיות מסוגלים לתקשר אחד עם השני. כלים אלה מאפשרים למחוק את המרחק, להקל על העבודה וקבלת ההחלטות. חברי הצוות הווירטואלי בונים לפיכך מערכות יחסים בין אישיות מוצקות ומפתחים אקלים של אמון הדדי. אלמנטים בסיסיים ליעילות ופריון.
• של זמניות : סדר יום / לוח שנה, פרויקטים, מחזור חיי צוות. מנהל צוות וירטואלי לא יוכל לאסוף את כל חבריו בו זמנית באותו מקום כפי שהיה עושה עם צוות קלאסי. הוא יצטרך להתמודד עם האג'נדות של כולם ומגבלות הזמן. כל חבר, מצידו, יצטרך לעשות את המאמצים הדרושים כדי להסתגל בצורה הטובה ביותר האפשרית. האידיאל הוא להגדיר זאת ברגע שהקבוצה מתגבשת כך שתוכל לשוטט לפני שתמצא את מהירות הביצועים שלה.

המפתחות לניהול צוות וירטואלי

אתה לא מנהל צוות וירטואלי ממש כמו שאתה מנהל צוות "קלאסי". יש כמה כללים שצריך לעקוב אחריהם.

לתקשר ביעילות

תקשורת היא הבסיס לכל מערכת יחסים. כאשר מובילים צוות משתפי פעולה הפזורים במקומות שונים, חיוני להקים מספר כלי תקשורת עם מטרות ספציפיות:

• לשתף מידע רשמי כל שאר חברי הצוות או רק כמה,
• לשוחח באופן לא פורמלי עם עמיתים, כפי שהיינו מסביב למכונת הקפה או מעבר לפינת המסדרון - באמצעות Slack למשל,
• להחליף בישיבה ,
• להעביר אלמנט חיוני לכל הצוות,
• להתקדם בפרויקט ,
• להעביר פריט דחוף ישירות לאדם הנכון,
• וכו '

לפיכך, חיוני להגדיר בבירור מלכתחילה את השימושים של כל אחד מאמצעי התקשורת המוצעים לזמינים. זה ימנע כל אי הבנה או אובדן זמן אחר כך בארגון. בנוסף, הוא תורם לתחושת שייכות מסוימת לקבוצה. כל חבר צוות יודע באיזה כלי להשתמש, מתי ובאיזו מטרה.

חשוב גם שכל חברי הצוות יוכלו לגשת לכל ערוצי התקשורת המוגדרים במהירות ואינטואיטיבית. יש להציע הכשרה מתאימה לכל עובד, בין אם זה נעשה באתרו או באמצעות שיחת וידאו או כל אמצעי אחר המאפשר למשתתף לקחת בעלות מלאה ומיידית על הכלי המדובר.

אַזהָרָה : חיוני להבטיח את אבטחת אמצעי התקשורת, בפרט בכל הנוגע להחלפת נתונים חסויים.

ניהול פרויקטים

בפרט, נוצר צוות לביצוע פרויקטים.

לשם כך, חיוני ל להשקיע בכלים שיתופיים , המוקדש במיוחד לניהול פרויקטים, המאפשר לעקוב אחר מועדים, לשתף מידע, לשלוח התראות והתראות, לעקוב אחר ההתקדמות של כולם, להוציא סקירת מעקב שבועית או חודשית המפרטת את כל מה שצריך לעשות, על ידי מי ומתי.

השימוש בכלים כאלה לא רק משפר את הפרודוקטיביות, אלא גם מקדם תקשורת וחילופים בין חברי הצוות השונים. האחרונים יכולים בכל עת לעקוב אחר התקדמות עמיתיהם, לאסוף את המידע הדרוש להם, לדווח על התקדמותם שלהם וכו '.

מגוון הכלים לניהול פרויקטים הוא רחב. כל אחד יבחר את הנוסחה המתאימה ביותר לתחום הפעילות שלו, לארגון ולצרכי הצוות שלו.

לגייס ולהניע את הכוחות

כדי לערב ולהניע את עובדיו הפזורים במיקומים גיאוגרפיים שונים, המנהל חייב לאפשר גמישות מרבית, אוטונומיה וחופש פעולה. צוותים כאלה יעילים במיוחד בארגונים משוחררים, המאופיינים באופן פעולה המציע חלק גדול של ניהול עצמי ואחריות לעובדיו.

אין זה אומר שעליו להסתפק במעקב אחר הפרויקטים ומשתפי הפעולה שלו מרחוק, מבלי ליצור איתם אינטראקציה באופן קבוע. לפיכך, חיוני לו לעורר דינמיקה קבוצתית ולשמור על אמולציה מסוימת של, בין היתר:

• שתף את החזון שלך, תן משמעות,
• נזכיר את המטרות המשותפות,
• לבנות תרבות ארגונית / צוותית חזקה,
• להכיר ולהעריך את העבודה הניתנת,
• להגביר את ערוצי התקשורת השונים …

טיפים מעשיים לניהול צוות וירטואלי על בסיס יומי

כדי למקסם את הפרודוקטיביות וההצלחה של צוות עובדים מפוזרים גיאוגרפית, על המנהל להשתמש בכלים הנכונים ולהשתמש בשיטות הניהול הנכונות, תוך מספר מסוים של יכולות ספציפיות. מכלי שיתוף פעולה ועד שיטות מפתח, להלן כמה רעיונות לניהול צוות וירטואלי.

גייס את האנשים הנכונים

הרכיבו את הצוות הנכון . זה שיורכב ממשתפי פעולה המסוגלים לעבוד ביעילות מרחוק. אוטונומי מספיק, בעל מוטיבציה, בעל תושייה, בעל יכולת טובה לתקשר בכתב ובעל פה, יודע לנהל את זמנם ביעילות. ובעיקר למי יש ביטחון מלא. הרעיון אינו שהמנהל מקדיש את זמנו לדרוש אחריות כדי לוודא שהעבודה מבוצעת.

בעת גיוס עובדים אלה, על המנהל להבטיח במיוחד את יכולתם לעבוד בצוות וירטואלי: בנוח עם אמצעי התקשורת שאומצו והופעלו, תושייה מול כל קשיים או בעיות שיש לפתור, אך מסוגל לבקש עזרה במידת הצורך.

יצירת יחסי אמון עם כל עובד

אמון הוא הבסיס לכל מערכת יחסים. זה הגיוני לחלוטין כאשר המנהל ומשתפי הפעולה שלו נפגשים רק מדי פעם.

חיוני למנהל ליצור ולתחזק קישור מיוחד עם כל אחד מחברי הצוות הווירטואלי:

• לתקשר בנפרד ובאופן קבוע עם כולם,
• צור קשר עם כל עובד באופן קבוע כדי לערוך מלאי של הפרויקטים והמשימות הנוכחיים, אך גם כדי להחליף באופן לא פורמלי יותר,
• מציעים שיחות וידאו קבועות על מנת להאניש את מערכת היחסים,
• לתת ולבקש משוב,
• וכו '

צור אמנת צוות וירטואלית

הקמת מסמך המגדיר בבירור את הצוות ואת חוקי הפעולה שלו:

• מַטָרָה של הקבוצה,
• הגדרת צוות וירטואלי ,
• הצגת החברים : זהות, תפקידים, אחריות, פרטי התקשרות, מקום מגורים וכו '.
• כללי פעולה : ארגון עבודה, תהליך תקשורת, שיתוף מידע ותהליך ניהול פרויקטים, תכנון פגישות רשמיות ובלתי פורמליות וכו '.
• הגדרת מטרות : אמצעים הנגישים, תוצאות צפויות, אינדיקטורים בהם משתמשים וכו '.

מסמך זה יכול לשמש גם כתמיכה לכל עולה חדש בצוות.

הגדירו תהליכי עבודה סטנדרטיים וגמישים כאחד

כלים, ארגון עבודה, תהליך, תקשורת, ציוד ולפעמים ריהוט וסביבת עבודה הם אלמנטים שעשויים להיות מוטלים על העובדים. מצד אחד להקל על העבודה והחילופים. מצד שני, לטפח את תחושת השייכות לאותה קבוצה.

סטנדרטיזציה תוך השארת מספיק אוטונומיה וחופש לעובדים היא ערובה לאמון ועקביות. כולם כפופים לאותם כללים.

עקביות זו של המנהל כלפי כל חברי הצוות שלו מאפשרת יעילות טובה יותר ומונעת אי הבנות וגורמים דמוטיבטיביים אחרים.

הגדר חריצי זמן לחיבור

ודא שבין שעות העבודה של משתפי הפעולה, משבצות זמן מסוימות חופפות, בפרט כאשר חברי הצוות עובדים ממקומות בעלי אזורי זמן שונים. המנהל יכול להשתמש ברגעים אלה כדי לארגן חילופי דברים בין כל חברי הקבוצה ו / או לתקשר עם כל הצוות.

מומלץ לעשות זאת רוב העובדים עובדים במקביל בטווח של 3 עד 4 שעות ביום לפחות. גם אם אין צורך בהחלפה מסוימת, עיקרון זה מאפשר להגדיר חברות מסוימת באותה קבוצה. העובדים מרגישים פחות מבודדים ויכולים לקיים אינטראקציה במידת הצורך.

בנוסף, הוא מאפשר פתרון בעיות מהיר ויעיל יותר, במידת הצורך.

בנה זהות צוות

ארגן אירועי בניית צוות קבועים בהם כל חברי הצוות הוירטואלי יהיו נוכחים פיזית. אם זה לא אפשרי מכל סיבה שהיא, ארגן אתגרים או שיחות וידאו בלתי פורמליות לחלוטין במהלכן חברי הצוות יכולים להכיר אחד את השני טוב יותר. זה עשוי להיות מעניין לתכנן חילופי דברים סדירים מחוץ לעבודה.

• צור מרחב עבודה זהה לכולם (חומרה, תוכנה, יישומים וכו '),
• שיתוף עובדים ככל האפשר בהגדרת הפרוטוקולים השונים

צור מכונת קפה וירטואלית

במשרד, יש הרבה הזדמנויות לדון ולהכיר טוב יותר את עמיתיך, ליצור קשרים מוצקים בעבודה: ברכות, הפסקות, מכונת קפה, פגישות, מסיבות יום הולדת וכו '. כאשר הצוות מפוזר גיאוגרפית, חיוני ליצור הזדמנויות לעשות אותו הדבר למרות המרחק.

הודעות מיידיות, נגישות בכל עת ולכל חברי הצוות, יכולות לאפשר החלפות לא מקצועיות ומקצועיות כאחד, תוך שמירה על אותו הטון ה"קליל "בו נשתמש אם נחלוק את אותו משרד. העובדים יוכלו למשל לחגוג ימי הולדת או כל תאריך חשוב אחר הנוגע לעמיתיהם, לשתף את תוכניותיהם לסוף השבוע או אפילו לשתף בחוויותיהם / תגליותיהם / תחביביהם.

עודד קשר אישי וחילופים בין אישיים בין חברי הצוות.

להכיר ולתגמל את העבודה שבוצעה

כדי לשמור על מוטיבציה ומחויבות, גמל עבודה טובה. יתכן וראוי להציב אתגרים שאם תזכו, יניבו פרס: ביצוע מספר מסוים של פרויקטים, השגת מחזור מוגדר, אימות מיומנויות חדשות, רכישת ידע חדש וכו '. פרסים אלה יכולים להיות מסוגים שונים: בונוסים, אחריות חדשה, הזמנות לאירוע מסוים, מתנות וכו '.

גישה כזו לא רק מאפשרת שמירה על מוטיבציה ברמה גבוהה, אלא גם מאפשרת לכל עובד להרגיש חלק מצוות אמיתי.

• הגדר יעדים חכמים,
• לקדם את התפקיד של כולם בתוך הקבוצה,
• חוגגים הצלחות,
• וכו '

קובץ זה מוזכר ב: להיות מנהל טוב: שיטות וכלים - כיצד לנהל צוות?