כאן אתה בתפקיד מנהל צוות חדש. אם חדשות אלו גורמות לך אושר, משתפי הפעולה החדשים שלך מצדם נוטים בהחלט לתחושות שונות, בהתאם להקשר: חרדה, פחד משינוי, פחדים, עצב וכו '. לכן יהיה עליך להרגיע אותם בעת ביסוס ההנהגה שלך. איך להמשיך ?
הרושם הראשון הוא לרוב טוב. כשאתה מגיע לראש קבוצה שכבר קיים, קבלת התפקיד היא מסובכת: עליך להיזהר לא להגזים, לא להעליב אף אחד, להימנע מהרצון להטיל את הרעיונות שלך לגבי שער ריק כבר מהשניות הראשונות ו מעל לכל דואגים לשמור על הלכידות והדינמיקה הקיימים. זאת תוך הקמת סמכות מסוימת.
מול העולה החדשה, הצוות חווה לעתים קרובות תחושות של פחד (פחד משינוי, מהלא נודע, מאובדן משהו וכו '), חרדה (מול דרישות חדשות, סגנון ניהול חדש וכו'), עצב גם (אובדן נוחות שגרתית מסוימת, של הרגלים מסוימים וכו '). רגשות שעל המנהל החדש לקחת בחשבון באותו אופן כמו המצב וההקשר אליו הוא מגיע (רכישה, ארגון מחדש, פרישה וכו ').
המגע הראשון הוא רגע חיוני - עדין ככל שיהיה - בו לא תהיה לכם הזדמנות שנייה. לכן חיוני להכין אותו היטב.
ארגון פגישת מצגת רשמית או בלתי פורמלית יכולה להיות דרך מצוינת להכיר את העובדים החדשים שלך, לקחת את הדופק של המורל ולבנות דיאלוג ואקלים של אמון הדדי, המהותיים ביחסים בונים עם הצוות שלך.
היכרות עם העובדים שלך לפני שפוגשים אותם
לפני פגישת היכרות זו, אסוף מידע על הצוות שלך כדי להראות לעובדים החדשים שלך שהם חשובים לך וכי באמת אכפת לך מהם. מקורות אפשריים שונים:
- ראיון לא פורמלי עם קודמו : נכשל בזה עם מנהל הקו שלך, HRD שלך או אפילו המנכ"ל שלך. הם יוכלו לספר לך כמה מילים על האישיות של כל אחד מהעובדים החדשים שלך (נקודות חוזק, חולשות וכו '), להודיע לך על קונפליקטים / מידע מרכזי בתוך הצוות שעליך להיות מודע אליו.
- תרשים ארגון / טרומבינוסקופ של החברה : מסמך המאפשר לך להבין את ארגון החברה ולדמיין את תפקידו של כל אחד מהעובדים המזוהים (שם, לפעמים מלווה בתמונה) בתוך החברה. במיוחד זה יודיע לך מי עושה מה בצוות החדש שלך.
- הרשת החברתית של החברה : או אינטראנט. כלי שימושי להכיר את עובדי החברה השונים וללמוד עליהם יותר: תפקיד, משימות, כישורים, אך גם תחביבים, פעילויות חוץ מקצועיות וכו '.
- רשתות חברתיות קלאסיות : בפרט ומעל הכל לינקדאין, המאפשרת לך לצפות בפרופיל המקצועי של העובדים החדשים שלך, הרקע שלהם, החוויות השונות שלהם וכו '.
נסה לזכור את שמות העובדים שלך וכן כמה אלמנטים עליהם: הצלחות מפתח, תחביבים, עיר מוצא, רקע, ותק בחברה וכו '. אם זה אפשרי, לשים פנים על השמות ולשנן מידע זה.
זה חיוני, לרווחת הצוות שלך ולהצלחת העבודה החדשה שלך, לא לטעות מהקשר הראשון. לכן, אם אתה מוזמן לנהל אנשים מתרבויות או דורות שונים, גלה על ההרגלים והמנהגים מבחינת תקשורת וניהול, בפרט.
יתר על כן, ספוג את התרבות והזהות של הארגון החדש שלך. במהלך פגישת המצגת שלך, תצטרך להקפיד להיות בשלבים עם הרוח, נוהגי החברה, תוך הבאת סגנון ניהול משלך.
עם זאת, אם הייתם מנהלים עמיתים או מכרים לשעבר, יהיה עליכם להגדיר מחדש את יחסי העבודה איתם. גישה שתתקיים בשולי פגישת המצגת הזו.
קבע פגישת מצגת עם הצוות החדש שלך
בין אם פורמלי ובין אם לאו, רגע המפגש הקצר יחסית הזה (30 דקות לכל היותר) עם כל העובדים החדשים שלכם הוא מרכיב מרכזי באינטגרציה שלכם ובנטילת החובות שלכם בראש הצוות.
בחר את המקום הנכון
המקום כמו גם החברותיות שתדאג להתקין הם המרכיבים הראשונים של פגישה מוצלחת. הוא עוזר להרגיע את כולם, להפחית את הלחץ והחרדות הקשורות לשינוי זה וליצור אקלים של ביטחון על ידי הפיכת חילופי החומרים לנזילים ככל האפשר.
בחר מקום ניטרלי, נעים, בהיר. בנה את החדר בצורה ידידותית: שולחן עגול במידת האפשר. זה מאפשר תקשורת בין אישית. אם אתה עומד מול צוות של אנשים רבים או אם בחדר אין שולחנות, הקפד לסדר את הכיסאות בחצי עיגול הפונה אליך, לא בשורות קשות וישרות. זה לא הרבה, אבל יש לזה השפעה משמעותית על תחושת העובדים שלך בכל הנוגע לידידותיות למשתמש.
בחר את הפורמט הנכון
ציין מלכתחילה כיצד תתפתח מפגש זה (מטרת הפגישה ומשך הזמן): מדובר בהיכרות תוך פרק זמן קצר למדי. הודע לצוות החדש שלך כי לא תוכל לענות על כל הציפיות וכל השאלות כאן ושתארגן במהירות ראיונות אישיים בהם כולם יכולים לדבר באריכות וליתר דיוק.
הציגו את עצמכם בקצרה (זהותכם, הרקע, הערכים שלכם …). הימנע ממונולוגים ומנאומים גדולים אחרים. תהיה טבעי ואמיתי. אתם כאן כדי להכיר אחד את השני.
תן קול לעובדים שלך כך שכל אחד יציג את עצמו בתורו ויביע, למשל, את הזיכרונות הטובים ביותר שלו כצוות או את מה שהוא מעריך מבחינת סגנון הניהול. המטרה היא לבסס את המרכיבים הראשונים של קשר ואמון חזק עם חברי הצוות החדש שלכם.
אם חלק מהעובדים שלך רחוקים מכדי להיות נוכחים פיזית, ודא שהקישור הוירטואלי הוא אופטימלי : צליל, תמונה וכו '. ולגרום להם להרגיש כלולים לגמרי במעגל. פגוש אותם פיזית בהקדם האפשרי, כי גם אם אתה חי בתקופה שהווירטואלי הוא המלך, חיוני באמת להיפגש כדי לבסס יחסי אמון מתמשכים.
דיונים תורניים / לא פורמליים חשובים גם כאן. הם מאפשרים לאישים לבטא את עצמם, ליצור זיקה. זה מהווה בסיס לקשר בין המנהל לצוות שלו, מרכיב חיוני ללכידות טובה ולדינמיקה קבוצתית חיובית.
קבע את הטון
אם הפגישה נועדה להיות לא פורמלית למדי ומטרתה בעיקר להכיר זה את זה, העובדה נשארת שזה גם בשבילך, כמנהל, הרגע שאסור לפספס, כי זה כאן אתה מניח את היסודות הראשונים של ההנהלה שלך. היו חיוביים ובונים.
תרגלו הקשבה פעילה. ענה על שאלות משתפי הפעולה החדשים שלך תוך שמירה על ציר המטרות המשותפות. הימנע מברכה עצמית על ידי חשיפה ארוכה של ההצלחות הקודמות שלך והאיכויות והכישורים הנהדרים שלך כמנהל. הישאר צנוע. ספרו לעובדים החדשים שלכם כי תחילה תתבוננו ותלמדו הרבה, ובוודאי שתבצעו שינויים מסוימים מאוחר יותר - ברגע שיש לכם ראייה ברורה כיצד הצוות עובד, אך גם על החברה - וזאת תמיד מתוך מטרה של יחיד ו שיפור קולקטיבי.
קשר ראשון זה משמש לבסס מנהיגות מסוימת תוך כיבוד מה שנבנה עד אז. ייתכן שתעזור לך לרשום הערות שתוכל לסקור מאוחר יותר.
להימנע באופן הכרחי : ביקורת על קודמו, שיטות הניהול שלו, שיטות החברה וכו '. או כל שיפוט כלשהו.
הכירו כל אחד בנפרד
לאחר פגישת המצגת הקבוצתית שלך, מומלץ לפגוש כל אחד מהשותפים החדשים שלך בנפרד. זה יודיע לך על האישיות של כל אחד מחברי הצוות החדש שלך (להסתמך על תקשורת לא מילולית), כמו גם על תפיסת הדברים שלו, הכישורים המדויקים יותר שלהם, הציפיות שלהם, הפחדים שלהם וכו '.
עבור העובדים שלך, זה הזמן לפתוח מחדש דיאלוג עם הממונה ההיררכי שלהם, להביע את פחדיהם, אך גם לדבר על הצלחותיהם, כישוריהם וכו '.
המפתחות למצגות אחד לאחד מוצלחות
להלן מספר טיפים לניהול פגישות האישיות הראשונות שלך עם כל אחד מחברי הצוות החדש שלך:
- ארגנו בעבר פגישת מצגת קבוצתית במהלכם יודיעו לעובדים החדשים שלך על ארגון הראיונות האישיים
- לאחר שקבע פגישה רשמית עם כל אחד מהשותפים החדשים שלך.
- בחר מקום ניטרלי ושקט כדי לא להפריע ולהקל על חילופי דברים.
- לדעת להקשיב, להפגין אובייקטיביות, אמפתיה וטוב לב על מנת לבנות את הבסיסים של מערכת יחסים בונה עם הצוות שלך.
- שאלה בגלוי : זה מאפשר, בין היתר, להימנע מעמדות הגנה מצד העובדים שלך שהדאגה העיקרית שלהם היא לשמור על עמדתם ו / או עמדה לא נוחה מול סכסוך שבא לידי ביטוי, אך לגביהם אינך מודיע מספיק כדי להיות מסוגל להגיב בצורה בונה.
חמוש במידע השונה שנאסף במהלך פגישות אלה, תוכל להכין את פגישת העבודה הראשונה שלך ביעילות!
קובץ זה מוזכר ב: כיצד לנהל צוות?
