לא תמיד קל לקבל תפקיד מייעץ בארגון.
קוֹדֶם כֹּל, תפקיד זה לעולם אינו מוגדר בבירור, שכן הוא משתנה מאוד בהתאם לערכים ולצרכי הארגון, כמו גם לצרכי הפרטים. כצעד ראשון, יש להבין שאנשים שממלאים תפקיד ייעוץ תמיד מפרשים את ההגדרה הרשמית של תפקידם, כהגדרתה במבנה הארגוני. הם בוודאי מושפעים מהצרכים האישיים שלהם ומתפיסת הצרכים הארגוניים שלהם. לכן זה מוביל לאזור אפור סביב התפקיד הרשמי שנותן ליועץ מרחב מרווח. לכן כל אחד מהם מבצע את עבודתו בדרכו הייחודית.
מצד שני, לא לכל הלקוחות הפנימיים יש אותן ציפיות מהיועץ. חלק מהאנשים מצפים לפעמים להדריך או לתמוך במשאב שינחה אותם בתהליך ניתוח שיאפשר להם למזער את הסיכון לקבל החלטה גרועה. במקרים אחרים, לקוחות פנימיים הם אנשים שאוהבים להיות בעלי גמישות תפעולית רבה. אנשים מסוג זה לרוב מעדיפים לתפקד באופן עצמאי ובדרך כלל אינם חוסכים באמצעים להשגת מטרותיהם. במצבים כאלה, לקוחות אלה צריכים במיוחד להיות מלווים בכדי למנוע מהם לצאת מהגבולות המותרים, הן מבחינה מבצעית והן מבחינה משפטית, מבחינת ערכים ארגוניים ואף מבחינה מוסרית.
מנחה או מומחה, איזה סגנון השפעה עליך לאמץ?
לכן אנו יכולים לראות שהיועץ חייב לפעמים למלא תפקיד של מנחה ולפעמים תפקיד מומחה. במקרה הראשון הוא מתנהג יותר כמטפל ואילו בשני הוא פועל יותר כשומר על הכללים, הערכים, המדיניות והתהליכים המוכרים בארגון. אז באיזה סגנון השפעה כדאי להשתמש? איך מוצאים אותו?
היועץ חייב קודם כל להבין זאתהוא יוכל להשפיע על הלקוח שלו, מי שהוא, אם הוא יודע לשכנע אותו. וכדי לשכנע, עליך להיות בעל אסטרטגיה. לכן נראה בשורות הבאות כמה טיפים קטנים המאפשרים ליועץ להנהיג מנהיגות מסוימת מול לקוחותיו הפנימיים.
מעבר להיבט הטכני, היועץ חייב גם לשאול את עצמך על ההיבט האנושי של תפקידם, על הקשר היחסי שקושר אותם ללקוח. כדי לקבוע את האסטרטגיה שלו, עליו לדאוג תחילה לסוג הלקוח שאיתו הוא מתמודד. האם האחרון דואג יותר להיבט הכספי של ההחלטה שצריכה להתקבל, האם הוא מעדיף לענות על צרכיהם של אלה שנפגעו מההחלטה או שהוא מבקש יותר למזער את הסיכונים התפעוליים במחלקתו? ברור שתשובה לשאלה זו תעזור לנו למקד את הצרכים והציפיות של הלקוח, הן מבחינה ארגונית והן מבחינה אישית.
שנית, על היועץ לדאוג למקורות הכוח העומדים לרשותו. הוא חייב לשאול את עצמך לגבי ההכרה בסמכות הפונקציונלית שלהם הנובעת מעמדתם, ביכולת שלהם, סמכות טכנית או יחסית. השקעה מסייעת ליועץ להשתמש טוב יותר במקורות הכוח שלו כדי למקד את הטיעונים שישכנעו. לדוגמה, יועץ שיכולתו מוכרת ברבים בארגון יוכל לשכנע באומרו: "… תאמין לי, תמיד נתתי עצות טובות ללקוחות שלי". עבור אחר שניתנה לו סמכות פונקציונאלית רבה, הוא יכול לומר ללקוח שלו לשכנע אותו: "… יש לפעול לפי תהליך הטיפול בתיקים אלה כפי שנקבע". במקרה זה, הלקוח יסכים למסור להמלצה.
המרכיב השלישי שיש לקחת בחשבון כדי להשפיע הוא לשאול מהו סגנון ההשפעה המתאים ביותר ללקוח הפנימי. חלקם יסכימו להיות יותר הנחיה איתם מבלי להניד עפעף, בעוד שאחרים יעדיפו להיות מעורבים בקבלת ההחלטות. על היועץ לזהות מהי הדרך הטובה ביותר להגיע ללקוח.
לבסוף, בהתבסס על המרכיבים הנראים לעיל, יפתח היועץ את האסטרטגיה שלו על ידי הדגשת הטיעונים שיהיו המשפיעים ביותר על הלקוח הפנימי. הוא יסייג עבורו את אלה שמייצגים עבורו רק רווחים משניים והוא יפחית את האלמנטים שמעוררים בו מעט מאוד עניין.
הודות לטיפים המעטים הללו, יוכל היועץ לפתח אסטרטגיה שתאפשר לו להשפיע טוב יותר על לקוחותיו הפנימיים. לכן הוא יזכה לאמינות ויווצר קשר אמון בינו לבין לקוחותיו.
