לדעת כיצד להפקיד משימות מסוימות בידי העובדים שלך, מתי לעשות זאת וכיצד לעשות זאת תהיה לך ערך רב בתפקידך כמנהל. למד להלן כיצד לשפר את הפרודוקטיביות שלך ושל הצוות שלך.
אחת המלכודות הראשונות שעומדות בפניה למנהל שזכה לקידום חדש היא משלחת, שנתפסת לעתים קרובות כאובדן שליטה. עם זאת, האצלה היא אחת המיומנויות המרכזיות הדרושות לניהול יעיל ומאחד.
מה התרומות של המשלחת?
להיפטר ממשימות מסוימות הוא תרגיל לא פשוט. זה אפילו די אמנות! משלחת יעילה ומוצלחת דורשת קצת מאמץ וזמן מסוים על מנת להבין היטב את המנגנונים ובעיקר את היתרונות שיגרמו לעצמכם, אך גם לכל הצוות שלכם:
- הניע את העובדים שלך - על ידי האצלה, רק אנחנו נוכל להתמקד במשימות המהותיות של התפקיד שלך ובטובות ביותר לחברה שלך, אך תוכל גם לאפשר לעובדים שלך להיות מעורבים יותר, ליזום, לתת יותר משמעות למשימות שלהם וכך להגדיל את המוטיבציה שלהם פי עשרה.
- שליטה בזמן שלך - על הנייר, הזמן שלך מוקצה היטב. אתה מארגן את הימים שלך בצורה יעילה ובעל חזון של הפרויקטים על ידי תכנון לטווח הקצר והארוך. זאת התאוריה! מכיוון שבפועל אתה יכול למצוא את עצמך במהירות על ידי הטרדות היומיומיות והבעיות - פחות או יותר פולשניות - שמתעוררות ללא התראה מוקדמת.
- התמקדו בסדרי העדיפויות שלכם - המטרה היא אפוא להבטיח כי כמה שפחות זמן יבוזבז עליהם ולהקצות את המאמץ והריכוז המרבי לדברים החשובים. אחרי הכל, בשביל זה אתה כאן! הפקדת משימות לא אסטרטגיות אלה לאדם אמין המוסמך למשימות מסוג זה תאפשר לך להתמקד במשימה העיקרית שלך, כלומר: לגרום לצוות שלך לפעול בכיוון הנכון ובקצב הנכון על מנת לתרום הצמיחה הכוללת של העסק שלך ואפשר לו להמשיך לצמוח.
- העצמי את חברי הצוות שלך - על ידי האצלה, אתה משרה תחושת אחריות על העובדים שלך, וכתוצאה מכך שיפור כישוריהם, מוטיבציה מוגברת ותפיסת משמעות במאמץ הניתן. הגלגל הטוב הוא בתנועה!
מתי עליך להפקיד משימה בידי משתף פעולה?
כעת, לאחר שאתה משוכנע ביתרונות של הקצאת משימות מסוימות לעובדיך, נותר להגדיר מתי לעשות זאת.
באופן קונקרטי, כדי להגדיר האם ניתן להפקיד משימה מסוימת בידי אחד מחברי הצוות שלך, תוכל להסתמך על מספר שאלות:
- אם אקצה אדם כזה ואחד לתפקיד זה, האם זה יפנה לי זמן להתמקד במשימות שיש להן השפעה מהותית יותר על התפתחות המחלקה שלי, העסק שלי?
- האם מישהו מהצוות שלי נראה נוח עם האזור שאני רוצה להאציל? האם זה יכול להביא זווית צפייה חדשנית?
- האם על ידי הפקדת משימה כזו ואחרת לעובד כזה ואחר, האם הדבר מאפשר לו להעמיק את כישוריו, להעשירם? האם זה יביא מומנטום חדש לקבוצה כולה?
- האם אם תסכים להוציא חלק זה של עבודתי במיקור חוץ, האם זה ייתן משמעות רבה יותר למשימתנו כולה?
- אם אאציל את המשימה הזו, האם זה יאפשר לצוות שלי להיות מעורב יותר ולמצוא מוטיבציה נוספת?
- האם שידור זה יקל על יוזמה בקרב העובדים שלי?
אם התשובה לכל אחת מהשאלות הללו היא "כן", הנציג!
על מנת להרגיש בנוח ולתרגל שליטה על האצלת המשימות, אתה יכול להתחיל על ידי הפקדת עבודות שגרתיות קטנות או משימות בו ציינת התעניינות אמיתית ונלהבת של חבר בצוות שלך. זה יכול להיות עיצוב מצגת, פריסת קובץ המחולק למספר קבצים, מיון מיילים או אפילו התגובה לחלק מהם, רכישת חומר …
מפחדים להאציל, למה זה קשה?
החשש מהאצלה נובע לעתים קרובות מכך המנהל חושש כי העובד שאליו הוא מפקיד משימה ייכשל במשימתו . זכור כי כמנהל, האחריות לביצוע התפקיד כהלכה תמיד תישא בידך, בין אם אתה מאציל ובין אם לאו.
אי לכך הנציגות אינה נטולת סיכון. זה תלוי בך למדוד את חשיבות הדבר ולהפקיד כל משימה בידי האדם הנכון, באופן הולם, כדי למזער כל סיכון לחוסר יכולת או חוסר יכולת.
בנוסף לפחד זה נוכח חוסר יכולתו של אדם לבצע את העבודה לפחות כמוהו, המנהל יכול לעורר חוסר זמן, חוסר ביטחון במשתפי הפעולה שלו, אי נוחות הנגרמת מהאמונה שהוא יעבור כך שלחוסר כשירות, חרדה מסוימת שתוכפל על ידי כפוף, הפחד שלא לדעת כיצד להאציל, אפילו אשמה מסוימת בהפקדת משימות, צורך לשלוט בהכל, גאווה מסוימת וכו '. חלקם אפילו חושבים שבעזרתם הם עושים הכל בעצמם, הם מצדיקים את עמדתם. היזהרו משחיקה!
עם זאת, כמנהל יעיל, עליך לזכור, בנוסף לביצוע הפרויקטים שהופקדו לשירותך, פיתוח חברי הצוות שלך ופיתוח כישוריהם . זה כרוך בהכרח במשלחת!
איך להאציל? נקודות המפתח
בדרך כלל, כאן הדברים נעשים מסובכים. כי כשמדובר במשלחת, לתקשורת יש חשיבות עליונה! היזהר, תקשורת אין פירושה סיוע מא 'עד ת' על ידי פירוט כיצד היית מבצע את המשימה שאתה רוצה להפקיד. אין גם שאלה בהנחה שהעובד שלך קורא את מחשבותיך ומכיר את ההקשר לפרטי פרטים!
בחר את הפרופיל הרלוונטי ביותר
האצלה היא אקט של ניהול. זו עבורך ההזדמנות ליישב בין הצלחת המשימה והמטרה הניהולית המופקדת. מנוף מעניין עבור להניע מחדש עובד נסחף.
אמון
האצלה טובה מתחילה באמון באינטליגנציה של משתף הפעולה שלך, ביכולותיהם לבצע את המשימה שהוטלה עליהם.
הסבר את התוצאה הצפויה
כפי שתואר לעיל, זה לגמרי אסור ומיותר לבצע את המשימה כפי שהיית מבצעת אותה. פשוט תאר את ההקשר הכללי ותן את התוצאה הצפויה. היו מדויקים במילולית של האחרונים וודאו כי משתף הפעולה שלכם מבין נכון. אתה יכול, למשל, להשתמש בטכניקה הידועה בשם ניסוח מחדש הכוללת לבקש מעמיתך לחזור במילים שלו על מה שהבין במשימתו החדשה.
קבע מועד אחרון הניתן להשגה
המטרה היא לא להעביר את הלחץ של מועדים שבהם אתה נמצא אל הצוות שלך. התארגנו על מנת לתת מועד סביר.
השאר את משתף הפעולה שלך אוטונומי
לביצוע המשימה, תן לעמית שלך לעשות זאת! איזו מוטיבציה תהיה לו / היא לעקוב אחר מדריך ההוראות עד הסוף? תנו לסקרנותו, ליצירתיות שלו לצוץ! בכך הוא ירגיש את הביטחון שלך בו ויהיה יעיל ופרודוקטיבי יותר! המוטיבציה תהיה שם! אם הצלחת להציג את המשימה האמורה בצורה חיובית ולהעניק לה משמעות, לא רק עבורו, אלא עבור כל הצוות, אפילו כל החברה. בכל מקרה אל תגזים! אפשר לראות בזה ציניות ולהשפעה הפוכה …
הפוך את המשאבים הנדרשים לזמינים
עזיבה עצמאית אין פירושה מניעת משאבים. המטרה של משתף הפעולה שלך ושלך היא הצלחת המשימה המופקדת. אז וודא שיש לו גישה למשאבים הדרושים לביצוע העבודה שהאצלת לו.
עשו תפר רגיל
זה חשוב, במיוחד בהקשר של משימות ארוכות, לתכנן כמה נקודות על התקדמות העבודה . זה יאפשר לך להבטיח באופן קונסטרוקטיבי שהפרויקט עדיין בדרך.
הישאר מעודכן כל הזמן!
אתה מאציל, כמובן, אבל זו לא שאלה של להיפטר ממשימה גרידא ופשוט ולא לדאוג יותר מזה. הישאר פתוח וזמין לאורך כל המשימה.
להסיק, האצלה היא חיונית! אתה - ואף אחד - יכול לעשות הכל או לעוות את הזמן. כמנהל, אחת המשימות שלך היא לארגן את הצוות שלך (שאתה חלק בלתי נפרד ממנו) בצורה אופטימלית. אתה לא צריך להיות דיקטטור או מטפלת, אלא מודל לחיקוי, מורה דרך, מנהיג וצריך להוביל את הצוות שלך לטוב ביותר. אם לטובת החברה, אך גם לאינטרס של כולם.
אז … חייך, אתה מסתדר!
קובץ זה מוזכר ב: לדעת כיצד להאציל
