קבלת החלטות - החלטה: תהליכים ומלכודות שיש להימנע מהם

אפשר לחשוב שלוקח את הזמן לשקף מאט את הפעולה, אבל זה לא. אכן, פתרון רלוונטי מאפשר להתקדם לעבר יעילות ולא ללכת לאיבוד בתסיסה לא פרודוקטיבית.

כמנהל, האם עליך לקבל החלטות בעצמך, להסתמך על עצת קבוצה או להגיש את הרעיונות שלך לאלה של אחרים?

אנחנו לא בהכרח מחליטים באותו אופן להחליט על שאלה מנהלית, אסטרטגית או טקטית. , וכו. כדאי שתדע גם לקחת את המרחק הדרוש כדי לא לתת לרגשותיו להנחות את החלטותיו …

ההחלטה היא אפוא די אמנות! למרבה המזל, קיימים כלים ושיטות העוזרים בבחירה הנכונה. גם אם רוב מקבלי ההחלטות יחליטו בין 2 חלופות המבוססות בעיקר על רגשותיהם.

מהי החלטה?

החלטה ניהולית היא בחירה שנעשתה בין מספר אפשרויות אפשריות לאחר שקלול היתרונות והחסרונות של כל אחת מהאפשרויות הללו וניתוח ההשלכות במסגרת המטרה הראשונית שנקבעה.

קבלת החלטות יכולה לקחת היבטים שונים, בהתאם להקשר, למצב, לסוגיות ולאישיות / לכשירותו של האדם המקבל את ההחלטה:

• להחליט לבד לאחר התייחסות מעמיקה עם עצמך,
• לחשוב ולהחליט פנימה קולקטיבי ,
• להסתמך על עצות נמסר על ידי מומחים של צד שלישי,
• להחליט ל לא להחליט ,
• לשחק את היען ו להשאיר את זה ליד המקרה ,
• עקוב אחר האינטואיציה שלך לפעמים כנגד כל הסיכויים,
• צפה כיצד אחרים מתנהגים במצב כזה ו לעשות כמוהם ,
• וכו '

מסגרת קבלת החלטות

בדרך כלל ישנם 2 צירים לקבלת החלטות: סולו או בקבוצה. לכל אחת מהאפשרויות הללו יש נקודות חוזק ומגבלות.

תחליט לבד

אם ההחלטה לבד היא לפעמים עדיין דרך להקים כוח מסוים, זה נראה פשוט במבט ראשון ויש לו יתרונות מסוימים, כגון:

• מְהִירוּת : בחירה אישית לאחר ניתוח האפשרויות השונות מבלי שתצטרך לחקור אחרים באופן מוגזם.
• פשטות היישום : אין פגישה לארגון או יצירת חשיבה.
• הסרת השפעות ומניפולציות שונים: בחירה אישית שנעשתה בנפשו ובמצפונו, מבלי להיות נתונה להשפעות היררכיות, רגשיות, כלכליות, פוליטיות וכו '.

העובדה נותרה שלמרות זאת יש לכך כמה חסרונות:

• סובייקטיביות : החלטה המתקבלת על פי אישיותו של מקבל ההחלטות, ניסיונו, ידיעותיו, עמדתו ההיררכית וכו '.
• חוסר פרספקטיבה : רגשות יכולים לעוות את ההחלטה, במיוחד במצב משבר שבו הבחירה נעשית לעתים קרובות במקרה חירום.
• החלטה מזיקה : בשל חוסר כשירות ו / או ידע מתאים בנוגע לנקודות ספציפיות מסוימות.
• משקל ההשלכות השליליות : במקרה של בחירה לא נכונה, ההשלכות השונות עלולות להיות כבדות.

תחליטו כקבוצה

אפשרות קבלת ההחלטות השנייה היא השימוש המוגבל פחות או יותר בקבוצה. כך תתקבל ההחלטה:

• בהסכמה : כל משתתף בפגישת קבלת ההחלטות מביע את דעתו. לא מדובר במציאת אופציה העונה על הציפיות של כולם, אלא בהסכם win-win שבו כולם ימצאו את חשבונו ויגנו בסוף הפגישה.
• לרוב : הצבעה פרטנית לאחר השתקפות וניתוח קולקטיבי. הקבוצה התייחסה לאפשרות שנבחרה על ידי רוב המשתתפים.
• על ידי משלחת : ייעוד נציגים שונים של קבוצות משנה שונות או מומחים האחראים להשמעת קולם ואשר מייצגים אותם במהלך פגישות קבלת החלטות (למשל נציגי עובדים, נציגי איגודים, מומחים טכניים וכו ').

כמו ההחלטה שהתקבלה לבד, ההחלטה בקבוצה מציעה יתרונות שונים , שביניהם :

• מְעוֹרָבוּת של כל הצוות בתהליך קבלת ההחלטות: כל אחד מחברי הצוות לוקח חלק בהרהור על ידי הבאת נקודת המבט והפתרונות שלו. כל אחד מקשיב לאחרים ומתוודע למרכיבים חדשים. הקבוצה משתמשת באינטליגנציה הקולקטיבית שלה כדי לפתור את הבעיה שמטרתה המשותפת היא לקבל את ההחלטה הסופית המתאימה ביותר האפשרית.
• אחריות חברי צוות: כולם מודעים לבעיות ופועלים בהתאם.
• חיזוק ה לכידות קבוצתית : השתקפות קולקטיבית מחזקת את הקשרים בין עובדי אותו צוות.

אלא גם מציג כמה גבולות :

• תהליך ארוך ומייגע יותר למימוש: ארגון פגישות, מפגשי השתקפות קולקטיביים, עריכת דוחות וכו '.
• קונפליקטים במקרה של חילוקי דעות גדולים וחוסר האפשרות של הסכמה: אדם שלא הצביע בבחירת הרוב יכול להאט את יישום הפתרון שנבחר או אפילו להגיע עד כדי כך לחבל בו.
• העצמה של עובד, כאשר הוא מיוצג: מוסתר מאחורי נציגו, אנשים מסוימים יכולים להתנתק לחלוטין מכל אחריות על ההחלטות שהתקבלו, מה שבסופו של דבר פוגע בצוות כולו.

שלבי תהליך קבלת ההחלטות

בין אם ההחלטה מתקבלת בנפרד או באופן קולקטיבי, תהליך קבלת ההחלטות הוא זהה באופן כללי ועוקב אחר 4 שלבי מפתח מוגדרים בבירור.

1. זיהוי הבעיה שיש לפתור

   השלב הראשון בתהליך קבלת ההחלטות הוא לזהות בצורה ברורה ומדויקת את הבעיה שיש לפתור.

   לכן זוהי השאלה כאן להיות מודעים להבדל, בזמן "t", בין המטרה / הפרויקט שהוגדר בתחילה לבין המציאות, וכי יש צורך לפעול על מנת לתקן את המצב.

2. זהה את האפשרויות השונות האפשריות

   ברגע שהמצב נאמר במדויק, אז מגיע הרגע לזהות את האפשרויות השונות האפשריות :

   • לאסוף את כל המידע, הנתונים, הנתונים הקשורים לבעיה האמורה
   • לנתח את הבעיה מראש, את המקורות שהובילו לתקלה
   • התקשר לכל מומחה, ייעוץ או חוות דעת מבחוץ
   • למד מצבים דומים ו / או שאל לגבי שיטות עבודה טובות במצב דומה
   • לפתח פתרונות רלוונטיים ואיכותיים

3. נתח את ההשלכות של כל אפשרות

   כאשר מופיעים כל האפשרויות, עליך לעשות זאת לחשוב על ההשלכות - ניתוח סיכונים וגורמי הצלחה שונים - לכל אחד מהם:

   • ציין את החסרונות והיתרונות של כל אחת מהאפשרויות שזוהו
   • לחשב עלויות
   • למדוד את הסיכונים

4. הגדר את האפשרות שנבחרה ויישם אותה

   האפשרויות לאחר שנבדקו ונותחו היטב, השלב האחרון הוא של הגדרה ויישום הפתרון המתאים ביותר :

   • לקבוע מהו הפתרון הרלוונטי ביותר בתגובה לבעיה המדוברת מבין כל ההצעות שנחקרו
   • בדוק שכל הפרמטרים נלקחו בחשבון
   • רשום את הפעולות שיש לבצע וציינו את השחקנים השונים המעורבים
   • להגדיר את התפקידים והאחריות של כל אחד
   • להגדיר לוח ניטור על מנת לבדוק שאכן דרך הפעולה היא הנכונה

מלכודות שיש להימנע מהן

קבלת החלטות היא תהליך שיכול להיות מסובך. אכן יש לו מלכודות מסוימות שיש להימנע מהן:

• להחליט בהשפעת הרגש, מבלי לקחת את הזמן לחזור אחורה הדרוש לניתוח עובדתי רלוונטי: גם אם מוזמן מימד רגשי חזק ברגעים אלה, זה בסיסי להישאר רציונלי בעמדותיו.
• להיות מושפעים מצדדים שלישיים
• לקבל החלטה שגויה מחוסר ידע ו / או מידע

כלים לתמיכת החלטות

ישנם כלים רבים המסייעים לקבל את ההחלטות הנכונות. הם לובשים צורה של לוחות מחוונים עם האינדיקטורים שלה, המטריצות … מטרתם היא להגביל לקיחת סיכונים על ידי הפחתת אי הוודאות ומתן סקירה כללית של ההקשר.

לכל מצב יש כלים משלו:

• ניהול פרויקטים עם לוח המחוונים שלו לניהול ביצוע העבודה.
• ניהול זמן לניהול משימות עדיפות על ידי תעדוף חשיבותן ומידת הדחיפות שלהן.
• תהליך השיווק לבניית תוכנית פעולה.
• בקרת ניהול עבור ניטור התקציב שלה.

להלן 2 כלים כלליים שכדאי לדעת:

• עץ ההחלטה
• מטריצת ההחלטה

לבעיות מורכבות, ניתן להשתמש בכלים מבוססי מערכת כדי לדגמן קבוצה של אינטראקציות ולהחליט בין מספר אפשרויות אפשריות.

באופן דומה, מערכות מידע מספקות נתונים כמותיים ואיכותיים בעלי ערך להבנת מספר רב של נושאים. הם מספקים כלים אנליטיים רבי עוצמה לפרש מגמות, להבין מנגנונים מורכבים, לנתח עובדות ולתפוס אותות חלשים.