ניהול חוצה תפקודים: הגדרה ושיטות עבודה טובות

סיכום

• הגדרת ניהול רוחבי
• הספציפיות של ניהול רוחבי
• יתרונות של ניהול רוחבי
• יישום ניהול רוחבי: צורות ארגון
• הקשיים בניהול רוחבי
• התכונות הניהוליות והידע של המנהל
• כיצד להקים צוות רוחבי?

הגדרת ניהול רוחבי

זוהי צורת ניהול המופעלת מחוץ לכל סמכות היררכית ישירה. בתצורה זו, המנהל אחראי על צוות חוצה תפקודים המורכב מפרופילים שונים של מומחיות תפקודית מגוונת עם מטרה משותפת. חברי הצוות מגיעים ממחלקות שונות, בכל הרמות ההיררכיות.

להבדיל מהארגון האופקי המורכב בצמצום מספר הרמות ההיררכיות.

אנו מציינים "סמכות היררכית ישירה", כיוון שמעמדו של המנהל הרוחבי בתרשים הארגוני עדיין יכול ליצור מערכת יחסים מסוימת של סמכות.

דוגמה: מנהל שיווק המתאם פרויקט הכולל את מחלקות המכירה והלוגיסטיקה. מעמדו כ"מנהל "נותן לו כוח על כל הקבוצות. העובדה נותרה שכדי להצליח בתנאים אלה, למנהל יש כל אינטרס שלא להשתמש במעמדו.

הספציפיות של ניהול רוחבי

מערכת יחסים משולשת

בניגוד לניהול המסורתי, "מנוהל-מנהל", הקשר נוצר כאן בין 3 שחקנים:

• משתף הפעולה
• מנהל הקו שלו
• המנהל הרוחבי

ספציפיות זו הופכת את סוג הארגון למורכב יותר על בסיס יומי. חילופי דברים סדירים - אפילו משא ומתן - נחוצים כדי שהמשימה החוצה תעבוד.

תיאום ושיתוף פעולה

התאמה הדדית מועדפת בדרך כלל בתוך הצוות החוצה תפקודי, ומשאירה את חברי הקבוצה לדון כדי לתאם את פעולותיהם ולהגדיר את חוקי ההפעלה. עם זאת, בדרך כלל מוצבים כלים להקל על תיאום ושיתוף פעולה: תוכנות לניהול פרויקטים, אינטראנט, כלים שיתופיים וכו '.

במקרים מסוימים, במיוחד עם מנהלי קו, המנהל החוצה תפקודים פונה לשיטות פורמליות יותר כגון חוזים. מניסיון, ההתנגדות והקשיים לרוב חזקים יותר מצד ראשי המחלקות הללו ולא העובדים שלהם המעורבים בצוות החוצה תפקודים.

שיתוף הפעולה בתוך הקולקטיב הוא טבעי מכיוון שהפקת הקבוצה והביצועים שנוצרים הם פרי של עבודה משותפת. כל אחד משתף פעולה עם האחרים להשגת מטרות משותפות. אוטונומיה רבה נותרת לצוות להתארגן ולהגדיר מטרות.

יתרונות של ניהול רוחבי

• ייעל את הארגון על ידי מניעת ממגורות - לכל מחלקה יש ניסיון, ידע ומיומנויות משלה. עבודה בחלל ריק, כלומר על ידי שיתוף בדיוק מה שצריך בהחלט עם מחלקות אחרות, אינה מאפשרת לחברה לייעל את המשאבים הפנימיים שלה, לספק את הלקוח בצורה הטובה ביותר ולחדש על ידי יצירת ערך רב יותר. ניהול חוצה תפקודים מסייע לשבור גבולות אלה על ידי פירוק החברה של החברה . היא מאפשרת לנצל סינרגיות, מהאינטליגנציה הקולקטיבית המתבטאת באמצעות מגוון הידע והכישורים. החברה מרוויחה היענות וזריזות.
• פיתוח שיתוף פעולה ושיתוף פעולה בתוך החברה - על ידי התרגלות לעבודה עם עמיתים המחוברים למחלקות אחרות, שיטת ניהול זו משפיעה על תרבות החברה.
• לפתור בעיות מורכבות / לקבל החלטות רלוונטיות ומהירות - הצוות הרב תחומי מסוגל לנצל את הסינרגיות הקולקטיביות כדי ללמוד נושא מכל הזוויות ולקבל את ההחלטות הטובות ביותר בהתאם.
• אמץ תנוחה מוכוונת לקוח - באופן פעולה זה מתקבלות החלטות רוחביות לטובת הלקוח. המטרה המשותפת מונחת מעל האתגרים של השירותים השונים.
• לנצל למידה קולקטיבית - באמצעות המגוון של חילופי רב תחומים, כל אחד לומד ברמה שלו תוך שהוא נהנה מהידע של אחרים לצורך העשרה משלו.
• שפר את החדשנות - ערבוב הרעיונות, העימות של חזיונות וחוויות תורם להופעתם של רעיונות חדשניים.

יישום ניהול רוחבי: צורות ארגון

ניהול פרוייקט

ניהול הפרויקטים מסתמך על צוות הכולל פרופילים וכישרונות מגוונים כדי לייצר את התוצאות הצפויות. מנהל הפרויקט לוקח על עצמו תפקיד זה של מנהל רוחבי על ידי הובלת הצוות. יש לו את המשאבים הדרושים להצלחת המשימה החוצה. הוא מפקח על הפרויקט.

ניהול מבוסס פרויקטים מייעד חברות שהופכות את הפרויקט לסוג של ניהול מרכזי בארגון שלהן.

ניהול תהליך

ניהול תהליך דומה לניהול פרויקטים: הצוות מורכב מבעלי עניין בתהליך הנדון; האנימציה מסופקת על ידי טייס; מטרות מוקצות. ההבדל טמון בזמניות. לפרויקט יש תאריך התחלה ותאריך סיום. התהליך ממשיך.

קבוצת העבודה, כוח המשימה …

נבנו למטרה ספציפית, קבלת החלטות … צוותים חולפים פונקציונליים אלה משלבים את המומחים הטובים ביותר להתמודד עם הבעיה המוגדרת ולמצוא את הפתרון הטוב ביותר (למשל ב"ניהול סיכונים ").

ניהול רשת

ניתן ליצור רשתות רבות כגון קהילות עיסוק בתוך החברה. הרעיון הבסיסי הוא שיתוף מידע, ידע ומיומנויות סביב נושאים חוצים.

הקשיים בניהול רוחבי

ארגון לפי מחלקות הוא המודל הסטנדרטי. טרנסברסאליות מושתלת עליה בדרגות קושי שונות …

• ניהול כפול - זה מורכב עבור משתף פעולה שיש לו שני בוסים. אם התיאום בין שני הממונים עליו אינו מושלם, סביר שהוא יסבול מההשלכות.
• ההימור של הכוח - הקריאה הכפולה, פירמידית ורוחבית יוצרת סוגיות של כוח. כולם מסתכנים לטעון לזכותו לשמור ולחזק מקום מרכזי בארגון. סתימות, מתחים … צפוי!
• הקושי של האמצעים - במקרה הטוב, למנהל החוצה יש מספיק משאבים ואמצעים ייעודיים לביצוע משימותיו. באופן כללי, האמצעים שלה מופחתים. זה תלוי לעתים קרובות בתקציבים של המחלקות השונות המושפעות מפעולתה. לאחר מכן עליו לעמוד בפני בוררותם של ראשי המחלקות בחוקת המעטפת שהוקצתה לו.

התכונות הניהוליות והידע של המנהל

מנהל ללא כוח היררכי דורש תכונות מנהיגות חיוניות להנעה ושיתוף צוות. מנהל GO! מייעץ לאמץ את סגנון הניהול הנכון, להצהיר על הלגיטימיות שלך, להפגין דיפלומטיה, להקשיב ולפעמים תקיפות. מעשה איזון מרגש, אך תובעני פיזית ומוסרית.

מנהיג

תכונותיו האישיות מעניקות לו את האמינות והלגיטימציה החיוניות להוביל את צוותו לקראת השגת מטרות הקבוצה. מעורר השראה, אמין … הוא אדם שגורם לך לרצות שיעקבו אחריך. זהו אחד המפתחות לניהול רוחבי.

משפיע

כשהוא קשור לכישורי המנהיגות שלו, הוא יודע למצוא ולהפעיל את המנופים כדי לתמוך בצוות שלו בכיוון הנכון באמצעות כוח ההשפעה שלו.

אסטרטג

מנהל רוחבי חייב להכיר היטב את ההקשר, את סביבתו, את בעלי העניין המעורבים בהיקפו: המניעים שלהם, הציפיות שלהם, הפחדים שלהם, המטרות שלהם. חמוש במידע זה, הוא יכול לתכנן אסטרטגיה רלוונטית שתעזור לצוות שלו להשיג את מטרותיה. הרשת הפנימית שלה מאפשרת לה לגשת למשאבים מבלי להיכנע בהכרח למסלול הפורמלי.

איש תקשורת מעולה עם יחסי אנוש שאין שני להם

אפילו יותר ממנהל פונקציונאלי, חלק מרכזי בעבודתו של מנהל רוחבי מסתמך על תקשורת: הסבר ברור של מטרות הפרויקט, איסוף משוב מהצוות שלו, דיון במהלך דיון אחד על אחד על קשייו של עובד. , וכו. עם צוות המורכב מאנשים עם תרבויות עסקיות וידע שונים, אך ייתכן שיש להם אינטרסים שונים, שליטה בתקשורת היא הכרחית כדי להצליח במשימותיה.

אמפתיה והקשבה

אמפתיה מורכבת מידיעה כיצד לשים את עצמך בנעליים של בני שיחתך על מנת להבין טוב יותר את נושאיהם, את פחדיהם, את המוטיבציות שלהם … לשם כך הקשבה חיונית.

נוח עם קונפליקט

לדעת כיצד לנהל סיטואציות קונפליקטואליות שימושית מאוד להפגת רגעי מתח בין חברי הצוות.

משא ומתן משובח

היעדר כוח היררכי נותן הקלה מיוחדת במשא ומתן. במיוחד כשזה מגיע לשכנע מנהלי קו להשקיע יותר זמן בפרויקט עם חברים מסוימים בצוותים שלהם.

שליטה בפעולות הארגון הפנימי

ביצוע משימה כזו דורש הכרות טובה עם פעולת החברה, השחקנים השונים וכן כל לבנה המהווה את ארגון החברה: הסגולות הטכניות והתרבותיות שלהן, כמו גם הזרמים המחברים ביניהן. ידע זה מאפשר לבנות צוות בעל ביצועים גבוהים, להבין את הנושאים מהזווית הטובה ביותר, לקבל סקירה מצוינת לביצוע משימתו הרוחבית.

כיצד להקים צוות רוחבי?

בהתאם למטרות, חשוב לבחור את הכישורים הנכונים. בחירה המבוססת על ידע וניסיון עסקי, אך לא רק. בחירת האישים והרקע שלהם היא גם קריטריון שיש לקחת בחשבון.

למשל, עובד בונה שפתוח לדיון מעניין יותר מעובד המיומן בהסתרת מידע וחווה קשיים של ממש בשיתוף פעולה עם אחרים. כמו כן, היכולת לעבוד באופן עצמאי היא תכונה חשובה שיש לקחת בחשבון.