תקשורת ניהולית - הגדרה
" באופן כללי, תקשורת ניהולית תואמת את האינטראקציות בין הנהלת החברה לארגון. ליתר דיוק בין המנהל לצוות שלו.
מסגרת זו אחראית על העברת מידע והנחיות מרמות היררכיות גבוהות יותר, תומכת תקשורת פנימית , מסרים מזקקים הקשורים לניהול שלו בכדי להשיג את המחויבות של הצוות שלו וכו '. הוא מבוסס על כישורים ספציפיים המאפשרים למנהל להעביר מסר ביעילות. ."
תרגיל זה יכול להיות מסובך. מסיבה זו, לאנשי מקצוע רבים לא נוח עם משימה זו. חוסר ביטחון זה נובע גם מכך שתקשורת ניהולית דורשת מינימום הכשרה. מינימום לא תמיד מובטח.
מהם האתגרים של תקשורת ניהולית?
תקשורת היא הבסיס לכל מערכת יחסים, תהא אשר תהא. האדם אינו יכול שלא לתקשר. אינטראקציה עם אחרים היא חלק מתפקודו העיקרי.
בעסקים חשוב למנהל לשלוט בתרגיל זה. לא רק כדי להבינו על ידי הסובבים אותו, אלא גם לבצע את משימתו.
מה יש לתקשר? מתי ? של מי ? שאלות אלו ימצאו תשובה בעקביות הפעולות שנעשו. לדוגמה, אם לעובדים יש תוכניות פעולה הקשורות לאסטרטגיה הכללית, מנהל הביניים האחראי על ניהול אנשים אלה חייב לעדכן אותם לגבי התוצאות הכוללות של האסטרטגיה וכל מידע היקפי אם הוא אינו איננו חסוי.
תקשורת ניהולית טובה תכוון אפוא, בין היתר, ל:
- לדווח למעשה העובדים שלה, חילופי דברים, דיאלוג איתם,
- לשמור על הקישור בין השכבות השונות של החברה (הנהלה עליונה, מנהלי ביניים, מנהלים מקומיים, עובדים וכו ')
- לשתף מידע בין שירותים שונים , להשתתף ברוח החברה ולחזק את החברות בארגון אחד ואותו ארגון, לפעול למען מודיעין קולקטיבי, שיתוף פעולה וחדשנות,
- ממסר , לשתף התרבות, הערכים, האסטרטגיה של החברה,
- להוביל טרנספורמציות להצלחה על ידי מתן משמעות למשימות ולמשימות המופקדות,
- להגדיר בצורה ברורה ומדויקת את המשימות ליעילות טובה יותר, בפרט באמצעות הגדרת מטרות SMART,
- להחזיר אנשים ללב החברה ,
- ליצור אקלים של אמון וטוב לכידות קבוצתית ,
- לְהַנִיעַ ביעילות, לעורר, לערב, לעודד, לברך …
כיצד המנהל מתקשר?
התקשורת הניהולית פועלת כיום תחת 3 צירים:
- יורד : מהמנהל לעובדיו,
- עולה : מהמנהל להיררכיה שלו,
- רוחבי : מהמנהל לשאר המנהלים / מחלקות הארגון.
כישורים נדרשים
המנהל חייב להיות מסוגל לגייס מספר מסוים של כישורים ואיכויות כדי לתקשר ביעילות עם הצוות שלו.
- שמיעה אקטיבית - כדי להקשיב ולשמוע, יש מעל לכל צורך להקשיב לשני בתשומת לב ובאופן לא מכוון כדי שהאחרון יוכל להתבטא בחופש מוחלט, ללא חשש משיפוט נמהר וללא לחץ. האזנה פעילה פירושה לדעת לפענח שפה לא מילולית ולהתאים את התקשורת שלך, לשמוע מעבר למילים המובעות. מיומנות חיונית בכל הנוגע להנחיית בני אדם.
- יכולת לתקשר עם אחרים - היו נוחים עם אחרים או בפומבי, העזו לדבר, דעו איך לומר לא, הכירו את סוגי האישים השונים ודעו לזהות אותם כדי להתאים את התקשורת שלכם, מצאו את המילים הנכונות והזמן הנכון להביע את מה שאנחנו צריך להעביר הלאה … אלה כל האלמנטים שהמנהל חייב לשלוט בהם בצורה מושלמת במסגרת משימתו.
- אינטליגנציה רגשית ו אֶמפַּתִיָה - הכירו, שלטו והשתמשו ברגשותיכם בתבונה לתקשורת ומערכות יחסים זורמות יותר. להיות מודע לחלוטין למה שהאחר מרגיש מאפשר למנהל להסתגל לכל מצב. אמפתיה מצידה מסייעת ביסוס אקלים אמיתי של אמון ואותנטיות החיוני לניהול אנושי.
- כַּרִיזמָה ו הֶחלֵטִיוּת - העזה לתפוס את מקומו ולהצהיר על בחירותיו היא חיונית כאשר האדם תופס תפקיד ניהולי. כדי לעורר, להניע, להישמע ולכבד, על המנהל לגלות כריזמה ומנהיגות.
מה תומך?
התקשורת יכולה להיות בכתב או בעל פה, מופנית לנמען אחד או יותר, רשמית פחות או יותר, בעלת אופי ארגוני (הגדרת משימות / מטרות, הערכות וכו ') או בין אישית (חילופי דברים ללא התייחסות לעמדות / רמות היררכיות שונות: דיונים בין עמיתים וכו ').
המנהל יבטיח כך להתאים את תמיכתו בהתאם למטרות המסר, הנסיבות שבהן הוא מועבר, האישיות / פונקציות של בן שיחו.
- מיילים : להעביר מידע / מסמכים הדרושים לביצוע משימות תקין (הזמנה לתמצית, שיתוף סדר היום של כל פגישה, נתונים ונתונים וכו ').
- שליחים : שמור בעיקר למטרות מוסדרות מאוד מבחינה חוקית (ארגון מחדש, העברה, הגדלה, סיום חוזי, פיטורים, קריאה לצו וסנקציות אחרות וכו ').
- טֵלֵפוֹן : להשיג מידע מהר יותר מאשר בדוא"ל, להעביר נתונים חשובים ודחופים …
- CSR, אינטראנט, רשתות חברתיות : להחלפת מסמכים, מידע, חומרי הדרכה וכו '. עם זאת, היזהר ממסגרת השימוש בהם על מנת למנוע החלקה, התמכרות, שימוש יתר …
- מפגשים קולקטיביים : תדריכי בוקר, מפגשים לשיקוף, התקדמות, רישום פרוייקטים קרובים או עדכניים, ימי עיון וכו '.
- מפגשים אישיים : ראיונות שנתיים, משוב אישי, וכו '.
- ביקורת בונה : להניע ולעודד, לתקן את הקורס במידת הצורך, אך גם לקבל משוב מהעובדים.
- מפגשי בניית צוות : להוציא את האישיות האמיתית של כולם, להגביר את תחושת השייכות לצוות, לחזק את הלכידות, לקדם שיתוף פעולה ואינטליגנציה קולקטיבית.
- פגישות בלתי פורמליות : כדי לאחד את הקבוצה, להכיר טוב יותר את העובדים והקולגות שלך …
איזה קצב?
קשה להגדיר מקצב מסוים לתקשורת ניהולית אופטימלית. בהתאם לפעילות, גודל הארגון / החברה, הפיזור הגיאוגרפי של העובדים, קצב החילופים יכול להשתנות מאוד.
עם זאת, חשוב לתקשר באופן קבוע. המנהל יכול להגדיר פגישות קולקטיביות ואינדיבידואליות קבועות ומובנות - שתאריכיהן ומטרתן יועברו לעובדים המעורבים, אך גם יוכל למקם ראיון על סדר היום היומי או השבועי אם יתעורר הצורך. למעשה או במקרה חירום, לא צפוי.
לפיכך ניתן לנסח את קצב הנקודות השונות כדלקמן:
- מיום ליום - מנהל ומשתפי פעולה נפגשים.
מטרה: להתחיל את היום ולהציץ במהירות במשימות, המשימות והפרויקטים המתנהלים.
לדוגמה, כל אחד מחברי הצוות מוזמן לומר מה עשה יום קודם לכן, היעדים שהשיג, הפרויקטים עליהם יעבוד במהלך היום, כל קשיים שהוא נתקל בהם..
בדרך כלל מתקיימים ראיונות (או תקצירים) לא פורמליים יחסית, תמיד במקביל. לכל עובד יש בערך דקה אחת להגיד מה שיש לו להגיד. זו גם יכולה להיות הזדמנות עבור המנהל להניע את חייליו באמצעות אנקדוטה, מחשבה חיובית … ליעילות רבה יותר, כל חברי הצוות חייבים להיות נוכחים ולהשתתף - פיזית או וירטואלית באמצעות שיחת ועידה / ויזיו, דוא"ל המציג את עבודתם אם הם לא יכולים אחרת.
- שְׁבוּעִי - מנהל ומשתפי פעולה נפגשים.
מטרה: להדגיש נקודה מדויקת יותר בהתקדמות (להגדיר מראש את האינדיקטורים שישמשו אותם), לקבוע את המועדים והיעדים לשבוע הקרוב.
הרעיון הוא לערב עובדים בהחלטות אסטרטגיות מסוימות על מנת לתת משמעות למשימות. באופן אידיאלי, פגישות שבועיות יחסית רשמיות אלה יושבו סביב השולחן ויימשכו שעה עד שעתיים לכל היותר. הם מאגדים את כל חברי הצוות.
- יַרחוֹן - המנהל והעובדים המעורבים נפגשים.
מטרה: בצע עדכון רשמי יותר על התקדמות החודש והגדר את היעדים לחודש הקרוב, עדכן את המדדים, שנה את לוחות הזמנים ואת מועדי הפרויקט במידת הצורך. זה עשוי להיות גם שאלה של הצטיידות בכל אימון / אימון שמתקיים.
מפגשים אלה יתקיימו בבוקר על מנת למקסם את יעילותם ויימשכו שעה עד שעתיים. אין חובה להזמין את כל חברי הצוות. המנהל יעשה זאת בהתאם לאופן הפעולה של הצוות ולשיטות החברה.
- שנתי - מנהל ומשתפי פעולה נפגשים בנפרד או שכל הצוות / חברה נפגשים.
מטרה: ראיונות הערכה שנתיים למנהל ולכל אחד מעובדיו, סמינר חברה, מפגש גיבוש צוות, אירועים ספציפיים …
סמינרים, מפגשי בניית צוות ואירועים שנתיים אחרים מתקיימים באתר או בחוץ ומאגדים את כל חברי הצוות, כל העובדים וכו '. על פי ההקשר.
להערכות השנתיות יש מסגרת מדויקת מאוד ומתבצעות על פי כללים ספציפיים.
